Política de Tratamiento de Datos Personales — OSBOOK

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento de la plataforma tecnológica OSBOOK es Damian Ospino Galvis, domiciliado en El Banco, Magdalena, Colombia. Correo electrónico de contacto: datos@osbook.org. El documento de identidad del Responsable no se publica en esta Política; se suministra únicamente a las autoridades competentes que lo requieran.

Como se explica en el numeral 2, cada negocio registrado en OSBOOK (en adelante, "el Negocio") es, a su vez, Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus propios clientes finales, por ser quien decide recolectarlos para gestionar sus citas.

2. Encargado del Tratamiento y rol de los Negocios

Respecto de los datos personales de los clientes finales de cada Negocio, OSBOOK actúa como Encargado del Tratamiento: es decir, como el proveedor tecnológico que procesa esos datos por cuenta y en nombre del Negocio, únicamente conforme a sus instrucciones y para la correcta prestación del servicio de agendamiento de citas. OSBOOK no utiliza esos datos para finalidades distintas a las aquí descritas ni las de cada Negocio.

3. Datos que se recolectan

De clientes finales: nombre y número de WhatsApp, con el único fin de gestionar la reserva, confirmación, recordatorio y seguimiento de sus citas.

De administradores y profesionales de negocios: nombre, correo electrónico y demás datos necesarios para operar su cuenta en la plataforma.

De forma opcional, un administrador o profesional puede guardar en la Plataforma contactos de su propio celular (nombre y número de WhatsApp) para agendarles citas más rápido desde el panel. Esos contactos pueden corresponder a personas que todavía no son clientes ni tienen ninguna relación con OSBOOK; es responsabilidad de quien los guarda contar con una base legítima para hacerlo (por ejemplo, ser sus propios contactos personales o de su negocio).

4. Tratamiento de datos sensibles

OSBOOK no solicita ni requiere datos sensibles (por ejemplo, datos de salud, origen racial o étnico, orientación sexual, opiniones políticas o convicciones religiosas) para la prestación normal de sus servicios. Si un Negocio decide incorporar por su cuenta datos sensibles a la Plataforma (por ejemplo, en el campo de descripción de un servicio o cliente), será responsabilidad exclusiva de dicho Negocio cumplir los requisitos legales aplicables para su tratamiento, incluyendo la obtención de autorización expresa del Titular.

5. Finalidad del tratamiento

Los datos se usan para: gestionar la reserva y calendario de citas, enviar mensajes por WhatsApp relacionados con esas citas (confirmación, recordatorio, aviso de cambio o cancelación), y permitir la operación del panel de cada negocio, incluyendo el envío de notificaciones push del navegador a administradores y profesionales sobre la actividad de su propio negocio.

Adicionalmente, y de forma separada a los mensajes anteriores, un Negocio puede activar el envío de un mensaje de WhatsApp de reactivación ("seguimiento") a clientes que reservaron por su cuenta y no han vuelto a agendar, con la finalidad de invitarlos a agendar de nuevo. Este mensaje tiene una finalidad distinta a la de gestionar una cita concreta (es, en esencia, un mensaje comercial) y el cliente puede solicitar en cualquier momento que se le deje de enviar, escribiendo a datos@osbook.org o directamente al Negocio.

OSBOOK no vende ni comparte estos datos con terceros para fines comerciales o publicitarios ajenos al servicio prestado.

5.1. Calificación del cliente: visible entre negocios

Al cerrar una cita, el Negocio puede, de forma opcional, calificar de 1 a 5 cómo se comportó el cliente (por ejemplo, si asistió o no). A diferencia del resto de la información de un cliente, que cada Negocio ve solo para sus propios clientes, esta calificación se asocia al número de WhatsApp y es visible para CUALQUIER Negocio de la Plataforma que atienda después a ese mismo número, junto con la cantidad de calificaciones que la componen (para que no se lea como un hecho aislado). La finalidad es permitir que un Negocio nuevo sepa, antes de atender a alguien, si ya tuvo comportamientos problemáticos (como inasistencias reiteradas) en otro Negocio de OSBOOK. Ningún Negocio puede ver qué Negocio en particular puso una calificación.

6. Autorización para el tratamiento de datos

El tratamiento de los datos personales recolectados a través de OSBOOK se realiza previa autorización del Titular, la cual se entiende otorgada:

• Por los clientes finales, al confirmar una reserva a través de la Plataforma por sus propios medios, momento en el cual se les informa expresamente esta Política y las finalidades del tratamiento.
• Por el Negocio, cuando este registre en la Plataforma los datos de un cliente en su nombre (por ejemplo, al agendar una cita presencial o telefónica). En estos casos, es responsabilidad del Negocio haber obtenido previamente la autorización del cliente para el tratamiento de sus datos conforme a esta Política.
• Por los administradores y profesionales de un Negocio, al registrarse y crear su cuenta en OSBOOK.

El suministro de los datos personales requeridos para el uso de la Plataforma es necesario para la prestación del servicio; la negativa a suministrarlos impedirá completar la reserva o el registro correspondiente. OSBOOK conserva evidencia de la aceptación de esta Política, incluyendo la fecha, hora y medio (formulario web) a través del cual fue otorgada.

7. Transferencia y transmisión de datos a terceros

Para la prestación del servicio, OSBOOK utiliza proveedores tecnológicos que tratan datos personales por cuenta de OSBOOK y bajo sus instrucciones, entre ellos: servicios de alojamiento e infraestructura de base de datos (actualmente Supabase); servicios de mensajería para el envío de mensajes por WhatsApp (actualmente Twilio, como proveedor de la API de WhatsApp Business); el proveedor de las notificaciones push del navegador que usa cada Negocio (el servicio de notificaciones del navegador o sistema operativo de quien las activa, por ejemplo de Google o Mozilla); y, cuando un Negocio activa el cobro de anticipo (numeral 3 de los Términos y Condiciones), la pasarela de pago Wompi, que procesa directamente los datos de pago del cliente bajo su propia política de privacidad — OSBOOK nunca recibe ni almacena esos datos de pago. Estos proveedores pueden encontrarse fuera de Colombia; su vinculación se realiza bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad de la información acordes con la normatividad aplicable. OSBOOK no vende ni comparte los datos personales con terceros para fines comerciales o publicitarios ajenos a la prestación del servicio.

8. Tiempo de conservación de la información

• Los datos de clientes finales (nombre y WhatsApp) se conservan mientras el Negocio correspondiente mantenga su cuenta activa en OSBOOK. Si no se registran nuevas citas asociadas a un cliente durante 2 años continuos, OSBOOK podrá eliminar o anonimizar esos datos; este objetivo de conservación se gestiona por revisión manual, no mediante un proceso automatizado.
• Los datos de administradores y profesionales se conservan mientras exista una relación contractual con el Negocio y su cuenta permanezca activa en la Plataforma.
• Eliminación de un Negocio. Un Negocio puede eliminarse a sí mismo de la Plataforma en cualquier momento desde su panel (Ajustes → Cuenta), o solicitarlo al administrador de OSBOOK. A diferencia de la cancelación de la suscripción (numeral 9 de los Términos y Condiciones), que solo suspende el uso, esta eliminación es irreversible y, una vez confirmada, OSBOOK borra de forma inmediata y automatizada: la configuración del Negocio, sus profesionales y servicios, todo su historial de citas, pagos y gastos registrados en la Plataforma, los registros de mensajes de WhatsApp y de notificaciones push asociados, las reservas pendientes, los archivos que el Negocio subió (logo, fotos de servicios y de profesionales), y las cuentas de acceso (login) del administrador y de los profesionales de ese Negocio — junto con los contactos del celular y las suscripciones de notificaciones push ligadas a esas cuentas. Los clientes finales que solo existían por ese Negocio se eliminan junto con él; los que también son clientes de otro Negocio conservan su información para ese otro Negocio. Se conserva únicamente lo que OSBOOK deba retener por obligación legal (por ejemplo, registros contables o tributarios).

9. Derechos del titular

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, toda persona cuyos datos sean tratados por OSBOOK o por un Negocio a través de OSBOOK tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales, así como a revocar la autorización otorgada, salvo que exista un deber legal de conservarlos.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Los Titulares pueden presentar consultas y reclamos relacionados con sus datos personales a través del correo datos@osbook.org, indicando: (i) nombre completo, (ii) tipo de solicitud (consulta o reclamo, y si busca conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos o revocar la autorización), y (iii) una descripción clara de la solicitud. Como canal adicional, las notificaciones y comunicaciones relacionadas con protección de datos también pueden dirigirse al domicilio del Responsable en El Banco, Magdalena, Colombia (numeral 1).

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:

• Las consultas se resolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo, prorrogable por cinco (5) días hábiles adicionales cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, informando al Titular las razones de la demora antes del vencimiento del plazo inicial.
• Los reclamos se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, informando al Titular las razones de la demora antes del vencimiento del plazo inicial.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde dicha solicitud sin que el Titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

11. Tratamiento de datos de menores de edad

OSBOOK no recolecta intencionalmente, de forma directa, datos personales de menores de edad. Los servicios ofrecidos a través de la Plataforma están dirigidos a la gestión de citas de clientes finales y a la operación de negocios por parte de sus administradores y profesionales, quienes deben ser mayores de edad.

En caso de que un Negocio incorpore a la Plataforma información de un menor de edad (por ejemplo, al agendar una cita para un menor bajo su cuidado), dicho Negocio será responsable de contar con la autorización de los padres, representantes legales o titulares de la patria potestad, y de cumplir con los requisitos adicionales exigidos por la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables para el tratamiento de datos de menores.

12. Seguridad de la información

OSBOOK implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido o acceso no autorizado, incluyendo control de acceso por roles y cifrado en tránsito.

13. Marco normativo aplicable

Esta Política se rige por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), y las demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.

14. Vigencia

Esta política aplica desde su fecha de publicación y podrá actualizarse conforme cambien las condiciones del servicio o la normatividad aplicable.