Política de Tratamiento de Datos Personales — OSBOOK

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento de la plataforma tecnológica OSBOOK es Damian Ospino Galvis, domiciliado en El Banco, Magdalena, Colombia. Correo electrónico de contacto: datos@osbook.org. El documento de identidad del Responsable no se publica en esta Política; se suministra únicamente a las autoridades competentes que lo requieran.

Como se explica en el numeral 2, cada negocio registrado en OSBOOK (en adelante, "el Negocio") es, a su vez, Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus propios clientes finales, por ser quien decide recolectarlos para gestionar sus citas.

2. Encargado del Tratamiento y rol de los Negocios

Respecto de los datos personales de los clientes finales de cada Negocio, OSBOOK actúa como Encargado del Tratamiento: es decir, como el proveedor tecnológico que procesa esos datos por cuenta y en nombre del Negocio, únicamente conforme a sus instrucciones y para la correcta prestación del servicio de agendamiento de citas. OSBOOK no utiliza esos datos para finalidades distintas a las aquí descritas ni las de cada Negocio.

3. Datos que se recolectan

De clientes finales: nombre y número de WhatsApp, con el único fin de gestionar la reserva, confirmación, recordatorio y seguimiento de sus citas.

De administradores y profesionales de negocios: nombre, correo electrónico y demás datos necesarios para operar su cuenta en la plataforma.

4. Tratamiento de datos sensibles

OSBOOK no solicita ni requiere datos sensibles (por ejemplo, datos de salud, origen racial o étnico, orientación sexual, opiniones políticas o convicciones religiosas) para la prestación normal de sus servicios. Si un Negocio decide incorporar por su cuenta datos sensibles a la Plataforma (por ejemplo, en el campo de descripción de un servicio o cliente), será responsabilidad exclusiva de dicho Negocio cumplir los requisitos legales aplicables para su tratamiento, incluyendo la obtención de autorización expresa del Titular.

5. Finalidad del tratamiento

Los datos se usan exclusivamente para: gestionar la reserva y calendario de citas, enviar confirmaciones y recordatorios por WhatsApp, y permitir la operación del panel de cada negocio. OSBOOK no vende ni comparte estos datos con terceros para fines comerciales o publicitarios ajenos al servicio prestado.

6. Autorización para el tratamiento de datos

El tratamiento de los datos personales recolectados a través de OSBOOK se realiza previa autorización del Titular, la cual se entiende otorgada:

• Por los clientes finales, al confirmar una reserva a través de la Plataforma por sus propios medios, momento en el cual se les informa expresamente esta Política y las finalidades del tratamiento.
• Por el Negocio, cuando este registre en la Plataforma los datos de un cliente en su nombre (por ejemplo, al agendar una cita presencial o telefónica). En estos casos, es responsabilidad del Negocio haber obtenido previamente la autorización del cliente para el tratamiento de sus datos conforme a esta Política.
• Por los administradores y profesionales de un Negocio, al registrarse y crear su cuenta en OSBOOK.

El suministro de los datos personales requeridos para el uso de la Plataforma es necesario para la prestación del servicio; la negativa a suministrarlos impedirá completar la reserva o el registro correspondiente. OSBOOK conserva evidencia de la aceptación de esta Política, incluyendo la fecha, hora y medio (formulario web) a través del cual fue otorgada.

7. Transferencia y transmisión de datos a terceros

Para la prestación del servicio, OSBOOK utiliza proveedores tecnológicos que tratan datos personales por cuenta de OSBOOK y bajo sus instrucciones, entre ellos: servicios de alojamiento e infraestructura de base de datos (actualmente Supabase), y servicios de mensajería para el envío de confirmaciones y recordatorios por WhatsApp (actualmente Twilio, como proveedor de la API de WhatsApp Business). Estos proveedores pueden encontrarse fuera de Colombia; su vinculación se realiza bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad de la información acordes con la normatividad aplicable. OSBOOK no vende ni comparte los datos personales con terceros para fines comerciales o publicitarios ajenos a la prestación del servicio.

8. Tiempo de conservación de la información

Los plazos de conservación descritos a continuación se ejecutan mediante revisión y gestión manual por parte de OSBOOK (a la fecha, no existe un proceso automatizado de eliminación); son objetivos de cumplimiento, no acciones instantáneas del sistema.

• Los datos de clientes finales (nombre y WhatsApp) se conservan mientras el Negocio correspondiente mantenga su cuenta activa en OSBOOK. Si no se registran nuevas citas asociadas a un cliente durante 2 años continuos, OSBOOK podrá eliminar o anonimizar esos datos.
• Los datos de administradores y profesionales se conservan mientras exista una relación contractual con el Negocio y su cuenta permanezca activa en la Plataforma.
• Cuando un Negocio cancela su cuenta en OSBOOK, OSBOOK eliminará o anonimizará los datos personales asociados dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la terminación de la relación contractual, salvo que exista un deber legal de conservarlos por más tiempo (por ejemplo, obligaciones contables o tributarias). El Negocio puede solicitar en cualquier momento que ese plazo se adelante, escribiendo a datos@osbook.org.

9. Derechos del titular

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, toda persona cuyos datos sean tratados por OSBOOK o por un Negocio a través de OSBOOK tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales, así como a revocar la autorización otorgada, salvo que exista un deber legal de conservarlos.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Los Titulares pueden presentar consultas y reclamos relacionados con sus datos personales a través del correo datos@osbook.org, indicando: (i) nombre completo, (ii) tipo de solicitud (consulta o reclamo, y si busca conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos o revocar la autorización), y (iii) una descripción clara de la solicitud. Como canal adicional, las notificaciones y comunicaciones relacionadas con protección de datos también pueden dirigirse al domicilio del Responsable en El Banco, Magdalena, Colombia (numeral 1).

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:

• Las consultas se resolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo, prorrogable por cinco (5) días hábiles adicionales cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, informando al Titular las razones de la demora antes del vencimiento del plazo inicial.
• Los reclamos se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, informando al Titular las razones de la demora antes del vencimiento del plazo inicial.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde dicha solicitud sin que el Titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

11. Tratamiento de datos de menores de edad

OSBOOK no recolecta intencionalmente, de forma directa, datos personales de menores de edad. Los servicios ofrecidos a través de la Plataforma están dirigidos a la gestión de citas de clientes finales y a la operación de negocios por parte de sus administradores y profesionales, quienes deben ser mayores de edad.

En caso de que un Negocio incorpore a la Plataforma información de un menor de edad (por ejemplo, al agendar una cita para un menor bajo su cuidado), dicho Negocio será responsable de contar con la autorización de los padres, representantes legales o titulares de la patria potestad, y de cumplir con los requisitos adicionales exigidos por la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables para el tratamiento de datos de menores.

12. Seguridad de la información

OSBOOK implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido o acceso no autorizado, incluyendo control de acceso por roles y cifrado en tránsito.

13. Marco normativo aplicable

Esta Política se rige por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), y las demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.

14. Vigencia

Esta política aplica desde su fecha de publicación y podrá actualizarse conforme cambien las condiciones del servicio o la normatividad aplicable.