Términos y Condiciones de Uso — OSBOOK

1. Objeto

Estos Términos y Condiciones regulan el uso de la plataforma OSBOOK (en adelante, "la Plataforma"), un servicio de software como servicio (SaaS) que permite a negocios de servicios personales (barberías, spas, consultorios y similares, en adelante "el Negocio") gestionar profesionales, servicios y reservas de citas de sus clientes finales. Al registrarse en OSBOOK, el Negocio acepta estos términos en su totalidad.

2. Descripción del servicio

OSBOOK provee una herramienta tecnológica de agendamiento y comunicación por WhatsApp. OSBOOK no participa en la prestación del servicio final que el Negocio ofrece a sus clientes (corte de cabello, tratamiento, consulta, etc.). Cuando el Negocio activa el cobro de anticipo (cláusula 3), OSBOOK facilita dicho cobro a través de la pasarela de pago propia del Negocio, en los términos allí descritos; fuera de ese caso, OSBOOK no interviene en el pago de los servicios, el cual se realiza directamente entre el Negocio y su cliente.

3. Cobro de anticipo (Wompi)

3.1. El Negocio puede activar, de forma opcional, el cobro de un anticipo a sus clientes para confirmar la reserva de una cita, usando su propia cuenta con la pasarela de pago Wompi.

3.2. El dinero del anticipo llega directamente a la cuenta de Wompi del Negocio; OSBOOK no custodia, administra ni tiene acceso a dichos fondos. OSBOOK únicamente facilita la integración técnica: mostrar el monto al cliente, abrir el pago, y confirmar la reserva cuando Wompi notifica que el pago se completó.

3.3. El Negocio es responsable de configurar correctamente sus propias llaves de Wompi, de mantener vigente su afiliación y verificación (KYC) ante Wompi, y de definir y comunicar claramente a sus clientes, antes de que paguen, su propia política de reembolso y no-show (inasistencia).

3.4. OSBOOK no será responsable por fallas, demoras o indisponibilidad de la pasarela de pago Wompi ajenas a su control razonable, conforme a la cláusula de fuerza mayor (cláusula 12).

4. Registro y aprobación

Todo Negocio que se registra en la Plataforma queda en estado "pendiente" hasta su aprobación por parte del administrador de OSBOOK. OSBOOK se reserva el derecho de aprobar, rechazar o suspender el acceso de cualquier Negocio a su entera discreción, particularmente en casos de información falsa, uso indebido de la Plataforma, o incumplimiento de estos Términos.

5. Suscripción y pagos

5.1. El uso de la Plataforma requiere el pago de una suscripción mensual, cuyo valor vigente se informa al Negocio al momento del registro y puede ser consultado en cualquier momento a través de OSBOOK.

5.2. OSBOOK ofrece un periodo de prueba gratuita de 7 días, tras el cual el Negocio debe realizar el pago correspondiente para continuar usando la Plataforma.

5.3. El pago se gestiona de forma manual (transferencia bancaria o plataformas de pago móvil), según las instrucciones que OSBOOK comunique al Negocio.

5.4. La fecha de corte de cada Negocio es la que OSBOOK le comunique directamente (por ejemplo, por WhatsApp o correo, al solicitar el pago mensual); a la fecha, este seguimiento lo realiza OSBOOK de forma manual, no mediante un sistema de facturación automatizado. En caso de no recibirse el pago dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a dicha fecha de corte, OSBOOK podrá suspender el acceso del Negocio a la Plataforma hasta regularizar el pago, sin que esto genere responsabilidad alguna para OSBOOK por la interrupción del servicio.

5.5. OSBOOK podrá modificar el valor de la suscripción en cualquier momento, informando al Negocio con una antelación razonable.

5.6. Los valores de la suscripción indicados por OSBOOK se entienden sin incluir los impuestos que resulten aplicables conforme a la legislación colombiana vigente (incluyendo, si aplica, el IVA), los cuales serán asumidos por el Negocio conforme a la normatividad correspondiente al momento del cobro.

6. Obligaciones del Negocio

El Negocio se compromete a:

• Suministrar información veraz sobre sí mismo, sus profesionales y servicios.
• Ser el único responsable de la calidad, seguridad y legalidad de los servicios que presta a sus clientes finales.
• Contar con las autorizaciones y avisos de privacidad necesarios frente a sus propios clientes finales para la recolección y tratamiento de sus datos personales (nombre y número de contacto) a través de la Plataforma, siendo el Negocio el Responsable del Tratamiento de dichos datos conforme a la Política de Tratamiento de Datos de OSBOOK.
• No utilizar la Plataforma para fines fraudulentos, ilegales o contrarios a estos Términos.

7. Uso aceptable de la Plataforma

Queda expresamente prohibido:

• Intentar acceder de manera no autorizada a la Plataforma, a cuentas de otros Negocios, o a datos que no correspondan al propio Negocio.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar, copiar o modificar el software de la Plataforma, total o parcialmente.
• Revender, ceder o compartir el acceso a la cuenta con terceros no autorizados.
• Distribuir malware, virus o cualquier código malicioso a través de la Plataforma.
• Utilizar la Plataforma para actividades ilegales, fraudulentas, o que violen derechos de terceros.

El incumplimiento de esta cláusula habilita a OSBOOK para suspender o cancelar el acceso del Negocio conforme a la cláusula 8.

8. Suspensión y terminación de cuentas

OSBOOK podrá suspender o cancelar, de forma temporal o definitiva, el acceso de un Negocio a la Plataforma cuando detecte: incumplimiento de estos Términos, actividades fraudulentas, uso indebido de la Plataforma, mora en el pago de la suscripción, o cualquier conducta que represente un riesgo para la seguridad, estabilidad o reputación del servicio. Cuando sea razonablemente posible, OSBOOK indicará el motivo de la suspensión, el cual quedará visible en el panel del Negocio; OSBOOK no garantiza el envío de un aviso activo (correo o WhatsApp) en el momento mismo de la suspensión.

9. Cancelación por el Negocio

El Negocio puede cancelar su suscripción en cualquier momento, comunicándolo a través de los canales dispuestos por OSBOOK. La cancelación no genera reembolso de pagos ya realizados, salvo acuerdo expreso en contrario.

10. Conservación y eliminación de datos tras la cancelación

10.1. Una vez cancelada la suscripción o cerrada la cuenta de un Negocio, OSBOOK conservará la información almacenada (datos del negocio, profesionales, servicios e historial de citas) durante un periodo de treinta (30) días, durante el cual el Negocio podrá solicitar su reactivación o la exportación de dicha información.

10.2. Transcurrido dicho periodo sin que medie solicitud del Negocio, OSBOOK eliminará de forma definitiva la información almacenada, salvo aquella que deba conservarse por obligación legal (por ejemplo, registros contables o tributarios). A la fecha, esta eliminación la realiza OSBOOK de forma manual, no mediante un proceso automatizado.

10.3. Lo anterior no afecta los derechos de los clientes finales del Negocio respecto a sus propios datos personales, conforme a la Política de Tratamiento de Datos de OSBOOK.

11. Disponibilidad del servicio

OSBOOK realizará esfuerzos razonables para mantener la disponibilidad y buen funcionamiento de la Plataforma, pero no garantiza un servicio ininterrumpido o libre de errores, dado que este puede verse afectado por mantenimientos programados, fallas técnicas, o la disponibilidad de servicios prestados por terceros (incluyendo, sin limitarse a, proveedores de hosting, base de datos y mensajería de WhatsApp).

12. Fuerza mayor y caso fortuito

OSBOOK no será responsable por el incumplimiento o retraso en el cumplimiento de sus obligaciones cuando este sea consecuencia de eventos fuera de su control razonable, incluyendo, sin limitarse a: fallas de conectividad a internet, interrupciones de proveedores tecnológicos (hosting, base de datos, mensajería), ataques informáticos, decisiones gubernamentales, desastres naturales, o cualquier otra situación constitutiva de fuerza mayor o caso fortuito conforme a la legislación colombiana.

13. Límite de responsabilidad

13.1. OSBOOK actúa como proveedor tecnológico y no garantiza la entrega inmediata o exitosa de mensajes de WhatsApp, los cuales dependen de terceros (Meta / Twilio) fuera del control de OSBOOK.

13.2. OSBOOK no será responsable por pérdidas, daños o perjuicios derivados de citas no confirmadas, mensajes no entregados, o fallas técnicas ajenas a su control razonable.

13.3. OSBOOK no es responsable por disputas entre el Negocio y sus clientes finales respecto a la prestación del servicio contratado por estos últimos.

14. Protección de datos personales

OSBOOK almacena y procesa información personal (de administradores, profesionales y clientes finales de cada Negocio) conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas colombianas aplicables en materia de protección de datos. El detalle de dicho tratamiento se encuentra en la Política de Tratamiento de Datos de OSBOOK, la cual forma parte integral de estos Términos. El Negocio es responsable de contar con las autorizaciones necesarias frente a sus propios clientes para el tratamiento de sus datos a través de la Plataforma.

15. Propiedad intelectual

La Plataforma, su marca, diseño, código y contenidos son propiedad de OSBOOK. El Negocio conserva la propiedad de la información, fotos y contenido propio que cargue a la Plataforma (información de su negocio, profesionales y servicios).

16. Modificaciones

OSBOOK podrá modificar estos Términos en cualquier momento. Los cambios se comunicarán al Negocio y entrarán en vigencia a partir de su publicación en la Plataforma.

17. Ley aplicable

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de su interpretación o cumplimiento se someterá a la jurisdicción de los jueces colombianos.

18. Contacto

Para consultas sobre estos Términos, puede escribir a datos@osbook.org.